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기업에서 '출장경비'는 직원들의 경비 중에 많은 비중을 차지하고 있습니다. 그러나 '출장 관리 시스템'이 제대로 구축되어 있는 기업은 많지 않습니다. 특히 미국이나 유럽과 달리, 우리나라는 출장 경비 규정 및 정산 프로세스가 복잡하여 시스템화하기도 쉽지가 않습니다. 출장 관리 시스템 구축 시, 다음과 같은 사항을 고려하는 게 중요합니다.
출장/경비 지출 관리 시스템 더 알아보기..
1. 출장경비 규정
출장 관리 시스템을 구축하기 위해서 기업의 출장 경비 규정을 재정립하는 게 중요합니다. 해외출장 및 국내 출장별로 일비/숙박비/교통비 규정과 직급과 급지별 비용 규정이 잘 정비되어 있어야 합니다.
2. 출장 신청
대부분의 기업들은 출장에 앞서 출장신청 품의서를 그룹웨어를 통해 작성합니다. 품의서에는 숙박, 교통, 일비 등을 포함한 예상 비용을 포함하는데 추후 정산 시 자동으로 연계되는 게 중요합니다. 출장가지급이 있는 기업에서는 이 부분을 어떻게 전표처리할지도 고려해야 합니다. 정산 자동 연계 더 알아보기..
3. 출장 정산
출장 정산은 일반적인 비용 전표 정산과 달리, 출장경비 항목별(항공/숙박/교통/일비)로 작성하고 이를 종합한 정산서가 제공돼야 합니다.
관리자 기능에서 자동 세팅된 경비 규정에 따라 일비가 자동 계산되어야 하고, 지도나 유류비 단가가 자동으로 연계되어 교통비 정산이 자동으로 산정되어야 합니다. 이는 정산서를 작성하는 신청자의 정산 업무 시간을 획기적으로 줄일 수 있으며, 동시에 검인자 입장에서는 시스템에 의해 자동으로 규정 통제가 가능하게 됩니다.
4. 모니터링
이와 같이 세부적인 출장 규정에 따른 출장신청 및 출장 정산이 자동화되면 효율적이 규정 준수 통제 및 모니터링이 가능하게 됩니다. 출장비용이 적절하게 사용되었는지, 비용을 절감할 수 있는 요소가 있는지 등을 효율적으로 분석하고 모니터링할 수 있게 됩니다.
많은 기업들이 경비관리 시스템을 도입하여 기존에 오프라인에서 진행하던 경비 정산 업무를 온라인으로 진행함으로써 Paperless 환경을 구축하고 경비 정산 업무를 개선하고 있습니다. 그러나 아직도 출장 관리는 신청/정산에서 모니터링까지 효율적으로 진행되니 못하는 경우가 많습니다.
세포아소프트의 출장관리솔루션(Poa Travel)은 이러한 출장 관리의 문제점을 해결하여
출장신청/정산 업무 시간으로 최소화하고, 비용 관리 투명성을 극대화하였습니다.
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