외근 출장 중에 발생하는 실비주유비, 정산 업무 TIP!

 

 

1. 회사 외근/출장 중 발생한 실비 주유비

 

여러분들은 한 달에 출장이나 외근을 얼마나 다녀오시나요?

영업사원이 아닌 내근직이시더라도 간혹 외부에 단거리 또는 장거리 출장 업무가 있을 수도 있습니다.

항공이나 열차 이용과 같이 상당한 먼 장거리가 아닌 경우, 자차 또는 회사 차량을 이용하는 경우가 발생됩니다(특히, 대중교통이나 택시로 업무 보기가 애매한 경우).

 

이렇게 업무를 위하여 차량 이용을 하게 되면 발생되는 비용이 바로 ‘주유비’입니다.

주유비는 출장, 외근 동안 발생한 비용을 정산할 때, 몇 가지 항목을 필수적으로 포함되는 양식으로 기재됩니다. (출장 기간, 출장 장소, 출장 내역, 유류대, 통행료, 주차비, 일당, 합계, 비고 등)

 

2. 회사 출장 정산 업무

 

* 정산 요청자

이동거리 지도 검색 → 증빙 첨부

(주유비 정산 요청 시, 유종별 유류단가 주유비 검색)

* 검인자(회계 담당)

제출된 증빙 확인 검인

* 관리팀

주 또는 월 1회로 주유비 시스템 업데이트 등록

 

: 이동거리 확인을 위하여 정산 요청자는 출발지와 도착지 간의 이동거리를 지도 사이트(네이버, 다음)에서 검색 후, 해당 증빙을 출력(또는 화면 캡처) 하여 증빙으로 첨부합니다.

이후 검인자(회계팀 담당 등)는 해당 증빙을 건별로 확인하고 검인하는 방식으로 관련 업무처리에 상당한 업무 부담을 가지고 있습니다(이후, 차량 운행 일지에 기재하는 정보도 별도로 생성하고 있음).

 

 

뿐만 아니라, 유종별 유류단가를 정산 요청자가 주유 영수증에 표기되어 있는 금액을 기준으로 정산 요청하거나(이후 영수증 제출), 주유 영수증을 제출하지 않는 경우는 개별적으로 인터넷에서 검색하여 대략적인 주유비 기준으로 정산 요청합니다. 이후 관리팀에서 주 1회, 월 1회 주기적으로 주유비를 검색하여 내부 시스템에 등록하여 활용하고 있습니다(또는 Km당 200원, 300원 등의 특정 기준가격으로 고정하여 적용).

 

 

3. 출장 정산 자동화_MAP & OPI 솔루션

 

 

세포아소프트의 "MAP&OPI(이동거리 기준 실비 주유비 자동정산) 솔루션"을 사용하시면 상기와 같은 불편한 업무를 개선할 수 있습니다.

상기 사내에서 기존 사용 중인 경비처리시스템에 API 방식으로 연계하여 사용할 수도 있으며, 해당 기능이 구현되어 있는 세포아소프트의 클라우드 #경비정산시스템 (https://expense.poacloud.net)을 사용할 수도 있습니다. #출장정산시스템 #OPI솔루션 #경비지출관리 #경비처리시스템 알아보기..

 

세포아소프트 경비처리시스템_유류단가관리 화면

 

출발지 지역과 도착지 지역을 입력 후, ‘길찾기’ 버튼을 누르면 해당 이동거리와 해당 일자 기준의 유종별 유가정보로 주유비가 자동계산됩니다.(출장지 외 경유지도 지정되어 계산되며, 자주 가는 출장지는 즐겨찾기로 미리 등록하여 사용할 수 있습니다)

경비처리시스템은 기업/회사 업무의 시간과 비용을 줄입니다