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#경비지출관리솔루션(시스템)과 관련하여
기업 경비정산을 위한 개인카드Data를 자동으로 수집하는 방식에 대하여 설명드리도록 하겠습니다.
법인카드 데이터 Data 수집
먼저, 법인카드Data 수집관련하여 전반적인 이력을 간락히 살펴보면,
2000년대 초반부터 이미 국내 일부 초거대기업(S그룹, L그룹)들이 전용선을 통하여 법인카드Data를 수신하여 내부 경비처리업무에 활용하기 시작하였으며, 이후 2005년도 법인세법 개정(개정일자 : 2005.2.19 / 법규조항: 법인세법시행령 제158조제4항 / 개요: 금융사로부터 직접 전문방식의 법인카드Data 수신하면 별도 영수증을 보관하지 않아도 지출증빙으로 인정받음)과 2007년도 부가세법 개정(개정일자 : 2007.1.1 / 법규조항: 부가세법 제 32조의2제3항 / 개요: 공급받는 자의 사업자등록번호 등을 기재하는 확인제도를 폐지하는 한편 금융사로부터 직접 전문방식의 법인카드Data 수신하면 별도 영수증을 보관하지 않아도 매입세액공제 요건을 충족)을 통하여 이후 인터넷망을 통한 EDI(또는 VAN) 전문방식으로 기업들이 법인카드 Data를 수신하여 활용하는게 일반화 되었습니다.
개인카드 (경비) Data 4가지 방식
그런데, 기업들이 법인카드만으로 모든 경비처리를 할 수 없는 경우가 있는데, 회사정책적으로 모든 임직원에게 배포하거나 대여하는 것이 어렵거나, 임직원들의 이직이나 퇴사가 빈번한 경우 등 입니다.
이런 경우에는 법인카드가 아닌 사적 종업원 개인카드로 경비처리가 되는데, 이 때 해당 개인카드 영수증 종이증빙을 모두 제출 및 관리해야 하며, 법인카드와는 달리 개인카드는 개인신용정보 보호법에 의하여 개인동의없이 해당 카드거래정보가 소속회사로 전송될 수 가 없기 때문에 경비정산등록자가 일일이 수기등록해야 하는 불편함이 있었습니다. 더군다나 개인카드 사용분은 법적으로 부가세법상으로 매입세액공제 가능하나, 부가세환급을 위한 수반업무 및 접대성 복리후생비관련 세무 Risk로 인하여 대부분 포기하고 있었습니다(특히, 카드영수증에는 카드사용처의 ‘업종’명이 표기되지 않기 때문에 카드사용 성격을 파악하기 어려움).
상기와 같은 개인카드 데이터 수집방식의 번거러움을 해소하고자 하는 시장의 요구로 인하여 아래와 같은 4가지 방식(스크래핑,전자영수증,OCR,개인 경비카드) 의 서비스가 출현하게 되었습니다.
1) 개인카드 웹사이트 스크래핑
사용자별 개인카드 웹사이트의 접속정보를 미리 등록후, 웹 스크래핑 기술을 통하여 해당 카드사사이트내의 카드 거래내역을 추출하여 DB처리하는 방식입니다.
초기에는 해당 스크래핑 수집모듈이 서버에만 설치가능하였기 때문에 해당 경비사용과는 무관한 모든 해당 임직원의 개인카드의 거래내역이 수신되는 문제로 인하여 해당방식으로는 서비스가 확산되지 않았으나, 현재는 해당 스크래핑 수집모듈이 모바일앱 또는 클라이언트 개인PC마다 설치되어 경비등록자가 선별적으로 회사경비업무와 관련된 카드거래건만 선택하여 회사 서버로 이관하는 방식으로 적용되어 있어 개인정보 보호이슈가 발생되지 않습니다.
단, 해당 방식은 전문방식의 수신이 아니기 때문에 실물카드영수증을 보관하지 않기 위해서는 별도로 영수증이미지를 공인전자문서보관서로 전송해야 합니다.
2) 전자영수증 수신방식
카카오페이의 전자영수증 서비스를 기반으로 한 개인카드 데이터 수신방식으로서 개인카드 소지자가 전자영수증 사용을 신청하면, 해당 카드사의 사용내역이 영수증형태로 카톡으로 수신되며,
이후, 해당 카카오페이에서 전자영수증 서비스 신청을 한 사용자가 경비정산시스템에서 추가적으로 개인카드 사용내역에 대한 정보제공 동의 과정을 등록하면, 해당 개인카드 사용내역을 카드사로부터 경비정산시스템으로 데이터가 전송(전문EDI방식)되는 방식입니다. 경비정산시스템? 알아보기..
전자영수증 사용 신청< 사용내역 카톡 수신 < 카드사용내역 정보제공 동의 < 경비정산시스템 데이터 전송
해당 방식은 전문방식의 수신이기 때문에 실물카드영수증을 보관하지 않아도 되며 현재는 ‘승인’데이터만 수신가능합니다.
3) OCR 방식
카드실물영수증을 스캔(일반적으로 모바일 스캔 앱app을 통하여 스캔)한 직후, 해당 영수증내 카드사용내역이 자동으로 OCR(자동문자인식)를 통하여 추출되어 경비정산등록업무에 활용하는 방식입니다.
OCR방식은 적용방식에 따라서 원형정합(template matching) 방법, 통계적(statistical) 방법, 구조 분석적(structural analysis) 방법, 인공신경망 모델(Neural Networks Model)이 있으며, 최근에는 정교한 인공신경망 모델(Neural Networks Model)를 통하여 다양한 카드영수증의 인식이 높아지고 있으며 카드사용내역중 ‘거래일’, ‘거래시간’, ‘거래금액’, ’가맹점 사업자번호’, ‘주소지’ 등 이외에 비교적 난해한 물품구매내역까지 인지하는 단계로 발전하고 있습니다. OCR 자동문자인식 적용사례 알아보기..
특히, 전문방식 또는 스크래핑 방식으로는 확보할 수 없는 물품구매내역까지 DB(데이터)화할 수 있는 부분은 큰 장점이나, 아직까지 100% 인식이 보장되지 않기 때문에 사용자들이 OCR적용후, 추가적인 입력내역에 대한 보정작업이 필요합니다.
4) 개인경비카드 방식
국내 특정카드사의 특정개인카드를 신규 발급받은 후에 각 개인들이 해당 카드사용내역에 대하여 소속 법인으로 정보제공 동의과정(온라인상 1회 등록신청)을 거치면, 이후 해당 개인카드로 사용되는 카드내역이 회사서버로 전송됩니다. 해당 전송방식의 카드내역은 ‘매입’ 데이터만 전송이 가능하며, 법인카드와 동일한 수준의 상세 카드거래정보(가맹점업종 포함)가 제공되며 전문방식의 수신으로 별도로 실물카드영수증을 보관하지 않아도 됩니다. 또한, 해당 회사에서 경비처리된 카드거래건은 자동으로 개인의 연말정산내역에서 제외처리됩니다.
이상 개인카드데이터를 수집할 수 있는 4가지 방식 및 방식별 장단점에 대하여 살펴보았습니다.
| N | 구분 | 서비스방식 및 특징 |
| 1 | 개인카드 웹 스크래핑+공전소 | -.사용자별 앱 또는 PC에 스크래핑모듈 설치 및 데이터 수신후, 경비등록 |
| -.무증빙 관리를 위하여 카드영수증을 공전소로 연계필요 | ||
| 2 | 전자영수증 방식 | -.하나카드사 발급 개인카드는 모두 데이터 수신가능(조만간 전카드사 확대예상) |
| -.'승인'데이터만 수신가능 | ||
| -.전문방식 수신방식으로 공전소 연계 불필요 | ||
| -.카카오영수증 서비스를 사전에 신청해야 함. | ||
| -.서비스사이트에서 개인카드 사용내역에 대한 정보제공 동의를 등록해야 함. | ||
| 3 | OCR방식+공전소 | -.모바일스캔후, OCR로 데이터 추출하여 경비등록(데이터 추출후 일부분 보정이 필요할 수도 있음). |
| -.무증빙 관리를 위하여 카드영수증을 공전소로 연계필요 | ||
| 4 | 특정 개인카드 신규발급 |
-.특정카드사의 특정 개인카드를 신규 발급해야 함. |
| -.서비스사이트에서 개인카드 사용내역에 대한 정보제공 동의를 등록해야 함. | ||
| -.전문방식 수신방식으로 공전소 연계 불필요 | ||
| -.'매입'데이터만 수신가능 | ||
| -.경비처리건은 개인연말정산에서 자동제외처리됨. |
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