다들 기업 경비 지출 관리 어떻게 하세요?(관리가 잘 안되는 이유&지출관리시스템 이점 5가지)

기업 지출 관리

 

기업이 지출 관리를 잘하면 회사뿐만 아니라 임직원들에게 여러 가지 많은 이점을 줍니다. 당장 임직원들의 비용 정산을 위해 들이는 요청, 승인, 구매, 수령 및 지불에 들이는 시간을 줄여주고 이를 통해 회사는 당연히 비용을 절감하게 됩니다. 또한, 올바른 지출 관리를 통해 얻은 절감액을 회사 발전에 사용하여 종국에는 회사 수익을 개선하게 됩니다.

 

이미 지출 관리에 대해 첫 번째 포스팅에서 기술했듯이 지출 관리는 기업의 특정 영역이 아니라 전반적인 영역에 대한 비용을 통제하여 수익을 개선하고 모든 이해 당사자들의 전략적 비즈니스 결정에 영향을 미치는 데 도움이 되는 철학, 프레임워크 및 소프트웨어를 통칭한다고 했습니다.

여기에는 지출에 대한 요청, 승인, 구매, 수령, 지불 및 회사 지출 분석을 포함하여 전체 지출 프로세스의 모든 활동을 감독하는 것이 포함됩니다.

 

결국, 어떤 기업이든 어떤 경영자든 조직을 운영하면서 아래와 같은 지출 관리를 원합니다.

 

● 경비 및 구매 지출을 포함하는 모든 지출에 대한 전반적인 관리

● 전략적 의사 결정을 내리기 위한 지출 분석, 통찰력 및 보고

● 예산에 맞게 지출 목표 조정

● 감사 추적 및 승인된 지출에 대한 효율적이고 규정을 준수하는 제어 프로세스

 

이를 달성하기 위해서는, 회사는 전반적이고 종합적인 지출 관리 프레임워크를 설계하고 시스템을 구축해야 합니다. 그러나 현실은 아직까지 엑셀이나 간단한 경비처리 시스템 혹은 그룹웨어 같은 분산된 데이터 관리의 부분적인 지출 관리에 국한되어 지출을 관리하는 회사가 대부분이고, 통합적이고 포괄적인 지출 관리까지 올바르고 제대로 된 시스템을 구축한 회사는 많지 않습니다.

 

그럼 왜 통합적이고 포괄적인 지출 관리가 안 되는지, 그리고 통합적이고 포괄적인 지출 관리를 달성함에 따라 얻는

5 가지 이점이 뭔지를 기술해 보겠습니다.

 

통합적인 지출 관리가 안 되는 이유?

 

일반적으로 기업의 지출은 부서별로 발생되고 부서별로 중복될 경향이 있습니다. 기능별로 편재된 회사 업무 특성상 통합된 지출 관리 시스템이 구축하기가 쉽지 않습니다. 중소기업이나 중견기업까지도 전사적인 통합된 지출 관리에 대한 통찰력을 가진 전문가가 없기에 통합적이고 포괄적인 지출 관리를 시도조차 못하고 있습니다.

 

이런 현실에서 중복되고 예산을 초과한 지출이 발생할 가능성이 높습니다. 예를 들어, 회계부서에서는 사무용품이 남아도는데 마케팅 부서 및 인사 부서는 모자라서 추가 구매를 하는 경우도 비일비재합니다.

 

뿐만 아니라 회사 전체 예산을 초과한 지출이 발생하기도 하고 지출 사용 근거도 추적할 수 없는 경우도 다반사입니다. 이런 전사적인 지출 관리 부재는 회사 캐시플로우 악화로 이어지고 결국 회사가 심각한 자금난을 겪기도 하고 곤경에 빠지기도 합니다.

 

이런 이유에서도 더 이상 통합적 지출 관리는 더 이상 미룰 수 없는 중요한 핵심 과제입니다. 지출 관리를 통해 위험을 줄이고, 운영 효율성을 높이고, 일정 수준의 투명성과 통제력을 제공하는 것이 기업의 경쟁력을 유지하고 지속적인 성장을 가능케 하는 원동력이 될 수 있습니다. 구체적인 방법론으로는 더 나은 지출 관리를 위해서 회사의 지출 정책을 수립하고 지출을 통제하고 분석하고 가시화할 수 있는 지출 관리 소프트웨어를 구축해야 합니다.

 

다음은 올바른 곧 회사 전반적인 포괄적 지출 관리 시스템을 구축함으로써 얻어지는 이점 다섯 가지에 대해 말씀드리겠습니다.

 

지출 관리의 5 가지 이점(5 Benefits of Spend Management)

 

기업은 보통 경영이 어려워지거나 경기가 악화될 것으로 예상될 때 혹은 경영이 이미 악화된 후 지출을 억제하려고 합니다. 이때 지출 관리의 필요성을 인식하고 지출 관리 정책을 재정비하기도 하고 재수립 하면서 지출 관리 시스템 구축을 진지하게 고민합니다. 그러나 반대로 생각하면 일상적인 상황에서는 리더들이 지출을 관리하는 것이 임직원의 시간을 절약하고, 위험을 줄이며, 골칫거리를 피하고, 회사를 발전시키는 데이터 기반 의사 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있다는 사실을 깨닫지 못합니다.

 

따라서 이번 포스팅은 아직도 지출 관리의 중요성을 인식하지 못하거나 인식하더라도 구체적인 해결 방안을 모색하지 못한 많은 리더들을 위해 통합적이고 포괄적인 지출 관리를 구축할 경우 얻는 이점 5가지를 기술함으로써 선제적인 지출 관리를 할 수 있는 단초로 삼았으면 합니다.

 

첫째, 정확한 데이터 기반으로 지출에 대한 실시간 가시성 확보

 

지출 관리 시스템은 지출과 관련된 모든 영역의 데이터를 실시간으로 수집하고 분류해서 회사 전체에서 지불이 어디서 이루어지는 추적 및 보고하고 해당 지출이 이전에 발생하고 승인된 예산과 어떻게 비교되는지 분석 가능합니다. 또한 정확한 데이터를 기반 분석을 통해 지출이 어떻게 사용되는지도 확인할 수 있습니다

뿐만 아니라 지출 데이터에 대한 상세한 정보를 제공할 수 있으므로 부서 및 임직원 개인이 회사 지출을 책임감 있게 관리하는 방법을 쉽게 확인할 수 있습니다.

 

둘째, 명확한 비용 프로세스 및 지출 정책 수립

 

적절한 지출 관리 시스템을 갖추면 임직원들이 회사 예산을 유지하면서 회사 운영과 관련된 필요한 지출을 더 빠르고 쉽게 구매할 수 있습니다. 어떤 회사든 각자 자신만의 고유한 지출 구조, 성장 단계 및 비즈니스 목표에 맞는 지출 정책 및 지출 승인 및 제어 방식을 생성할 수 있습니다. 또한, 성장 단계별에 프로세스 변경 및 정책 변경을 쉽고 빠르게 적용할 수 있습니다.

 

셋째, 개선된 위험 관리, 더 나은 내부 통제

 

일반적으로 승인되지 않은 구매 또는 공급업체에 대한 예상치 못한 사고는 회사 지출에 큰 타격을 줄 수 있습니다. 내부 통제 정책과 연결된 통제 없이 공급업체 관리와 인보이스 발행도 언제든 사기로 이어질 수 있습니다. 최근 팬데믹으로 인해 비대면 거래가 급증하고 있는 상황에서 위험 요소는 점점 증가하고 있습니다.

 

통합된 지출 관리 시스템 구축을 통해 아래와 같은 개선된 위험 관리 및 내부 통제가 가능해집니다.

 

● 임의적이고 독단적인 지출 방지

● 최종 지불되기 전에 잘못된 인보이스를 식별

● 비용 발생 이전 구매 승인

● 공급업체 성과 추적과 잠재적 공급업체 위험 식별

● 내부 통제 정책 및 외부 감사 요구 사항 준수

 

넷째, 운영 효율성 제고, 비용 절감 및 수익 증가

 

지출 관리 시스템은 임직원들의 시간을 절약해 줍니다. 또한 지출 관리 시스템의 더 나은 워크플로우와 자동화를 통해 지출 업무 시간을 단축하고 중복 지불 및 중복 구매 요청을 제거하고 제때 납부하지 못해 발생하는 연체료 및 수수료를 방지하고, 더 낮은 단가로 공급업체와 협상이 가능해집니다. 그뿐만 아니라 모바일 장치에서 작동하는 명확한 지출 정책과 지출 시스템을 통해 원격으로 또는 이동 중에도 병목 현상을 줄이고 구매에 대한 승인을 더 쉽고 편리하게 요청하고 승인하고 확정할 수 있습니다.

따라서, 올바른 지출 관리 시스템을 사용하면 회사 운영 효율성을 제고하고, 비용을 절감해 수익성 향상을 기여할 수 있습니다.

 

다섯째, 비즈니스 의사 결정을 이끄는 통찰력

 

지출 관리 시스템은 회사 전체의 지출을 분석하여 가시성을 확보해 준다고 했습니다. 이를 통해 경영진은 정확한 데이터를 기반으로 실시간 합리적이고 현명한 의사결정을 할 수 있습니다. 데이터가 없다면 일부 경영진의 경험치 기반의 의사결정을 해야 하는데 생사를 결정짓는 중요한 의사결정을 충분한 근거 없이 감으로 한다면 너무 위험할 겁니다.

 

합리적이고 현명한 의사결정을 위해서는 부분적으로 분산되어 관리되는 지출 데이터의 중앙 집중화가 필요하고 실시간으로 보고서가 만들어져야 합니다.

 

제대로 된 지출 관리 시스템은 비즈니스 의사결정을 위해 아래와 같은 기능을 제공합니다.

 

● 위기 상황 별 지출 시나리오 예측

● 지출 데이터의 추세 파악 및 활용

● 추가적인 비용 절감 항목을 발견하여 수익성 증대

● 절감액을 효과적으로 할당하여 비즈니스 확장

 

이번 포스팅을 통해 지출 관리의 당위성과 지출 관리를 통해 얻게 되는 5가지 이점을 정리해 보았습니다. 결론적으로 기업의 지출 관리는 미래를 준비하고 사업을 확장하는 미래 지향적인 기업에 필수적인 핵심 과제입니다.

 

 

세포아소프트는 국내 유일의 통합된 지출 관리 소프트웨어를 보유하고 있는 회사로

경비지출관리, 출장 관리, 전자구매 및 계약 관리 소프트웨어를 통해

통합적이고 포괄적인 지출 관리를 제공하고 있습니다.

 

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