안녕하세요:)
오랜만에 #세포아소프트 실무자가 알려주는 구매업무 용어 및 프로세스!
구매업무직에 종사하시는 분들이라면 365일 듣는 사용하는
구매요청 부터 견적/입찰,발주,검수,입고에 대해 설명드리겠습니다.
구매요청
구매요청은 말그대로 구매팀에게 구매를 요청하는 것으로, 다른 용어로 “구매 요구” 또는 “구매 의뢰”라고도 합니다. 생산부서에서는 생산에 필요한 원부자재를, 전산실에서는 PC나 서버를 요청하고 이처럼 각 부서에서 필요로 하는 모든 아이템이 대상이 됩니다. 구매팀 또한 본인들이 구매하고자 하는 내역에 대해 구매요청을 합니다.
우리가 많이 접하는 ERP인 SAP에서는 PR(Purshase Request)이라고 표현합니다.
구매요청의 업무 프로세스는 크게 두 가지 형태가 있습니다.
1. 타 시스템 이용(ERP, 그룹웨어)
첫 번째는 구매 요청을 ERP나 그룹웨어 등의 타 시스템에서 진행한 뒤, 해당 구매 요청 내역을 전자구매시스템으로 인터페이스 받아 진행하는 것입니다.
2. 전자구매시스템 이용
두 번째는 전자구매시스템에서 구매요청을 진행하는 것입니다.
사용의 편리성, 라이센스의 제약 등에서 상대적으로 편리하게 작업할 수 있기에 전자구매시스템에서 구매요청 행위를 하는 경우도 있게 됩니다.
이 경우는 구매요청 -> 결재 -> 구매팀 접수 -> 승인 및 반려의 프로세스로 진행이 됩니다. 또한 전자구매시스템에서 생성된 구매요청 내역을 ERP로 반대로 인터페이스 하는 경우도 있습니다.
위 두 가지 케이스 모두 결재를 하는 경우에는 두 가지 방법이 있습니다.
기업 내부에서 사용 중인 결재 시스템(그룹웨어)과 연계하여 진행하는 방법과 전자구매시스템 내에 있는 결재모듈을 이용한 방법의 두 가지입니다.
세포아소프트의 전자구매솔루션에는 결재모듈이 기본적으로 탑재되어 있어 타 시스템과 연계없이 독자적으로 모든 작업이 가능합니다. 전자구매시스템 알아보기
세포아소프트 #전자구매솔루션 구매요청 주요기능은 다음과 같습니다.
1. 다양한 구매 품목 지원
: 물품, 공사, 용역, 서비스 등을 모두 지원합니다.
2. 매뉴얼 견적/입찰 가능
: 견적/입찰 시 해당 품목의 품목코드 및 품명, 규격 등이 사전에 정의되어 있지 않아도 매뉴얼 견적/입찰 요청이 가능합니다.
3. 다양한 입찰과 연계 가능
: ERP, 그룹웨어, 설비관리, 자산관리시스템 등 다양한 시스템과 연계한 경험을 보유하고 있습니다.
견적/입찰
먼저, 견적과 입찰의 사전적 의미를 알아보겠습니다.
1. [견적]의 사전적 의미는 다음과 같습니다.
견적은 장래에 있을 거래가격을 사전에 계산하여 산출하는 일입니다. 사전원가계산에 재무회계와 유기적으로 연결된 제도로서의 견적 원가계산과, 단순히 제품이나 공사 계약 및 입찰가격을 결정하기 위하여 사용되는 견적 원가계산의 두 종류가 있습니다.
단순히 견적이라고 하는 경우는 후자일 때가 많습니다.
견적내용을 구체적으로 기재한 문서가 견적서입니다. 특히 청부계약이나 매매계약의 경우, 입찰을 하지 않고 업자를 결정할 때는 계약을 결정하기 위하여 견적서를 면밀히 검토한 후 쌍방의 합의하에 계약이 이루어집니다.
[네이버 지식백과] 견적 [cost estimation, 見積] (두산백과)
2. [입찰]의 사전적 의미는 다음과 같습니다.
공사의 도급이나 물자의 매매계약 체결에 있어 다수의 신청 희망자로부터 각자의 낙찰 희망 예정 가격을 기입한 신청서를 제출/입찰하게 하여
그중에서 가장 유리한 내용, 즉 일반적으로 도급 예정가액이나 판매가격이 최저 가격인 것이나 구매가격이 최고인 입찰자와 계약을 체결하는 방식입니다.
반드시 문서에 의하여 의사표시를 하게 되어 있으므로 타인의 청약 내용을 알 수 없어 비밀이 유지된다는 점이 일반 경매행위와 다릅니다.
입찰에 의한 계약체결은 매매행위나 도급계약에 있어 공정을 기하는 취지에서 실시되는 것으로서
정부기관 공공단체 일반 대기업의 매매 행위나 도급의 계약 체결에서 실시되는 것이 상례로 되어 있습니다.
입찰에 있어 특정인만을 참여하게 하느냐 또는 공고에 의하여 많은 사람에게 자유로이 참여하게 하느냐에 따라 지명경쟁입찰·일반경쟁입찰이라고 합니다. [네이버 지식백과] 입찰 [tender, 入札] (두산백과)
▶견적 프로세스
견적요청 작성 → 협력사 전송 → 견적 접수→ 견적 마감→ 견적 비교→ 업체 선정
▶입찰 프로세스
입찰공고 작성 → 협력사 전송→ 입찰 접수→ 입찰 마감→ 입찰 비교→ 업체 선정
발주, 검수, 입고
1. 발주란? 발주는 계약에 의해 주문하는 것을 의미합니다.
2. 납품이란? 납품은 발주된 물건을 제작하거나 서비스, 용역 등을 제공하는 것을 의미합니다.
3. 검수란? 검수는 납품된 물건을 규격, 수량, 품질 따위를 검사하여 물건을 받는 행위입니다.
4. 입고란? 입고는 물건을 창고에 넣다는 뜻으로 최종적인 물건의 인수를 의미합니다.
▶ 조달업무 프로세스
발주(구매부서) → 수주내역확인/접수/납품일정등록/준비/납품및 검수요청:거래명세서전달(협력업체) → 검수(구매부서) : 검수가 완료되면 입고, 아니라면 부분입고/납품잔량관리 → 입고내역확인(협력업체) → 계산서 발행(협력업체)
전자구매솔루션의 조달모듈을 이용하면 협력업체와의 유기적인 정보 공유 및 발주, 납품 검수 등을 진행하고 이러한 데이터를 기반으로 ERP의 입고 행위를 쉽게 처리할 수 있습니다. 또한, EasyPro 클라우드 솔루션에서는 해당 행위를 전자구매 클라우드에서 모두 진행 가능하게 준비되어 있습니다. 전자구매 클라우드 알아보기
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