전자 인감날인 도입할 때, 고려해야 할 사항은?

 

아직도 대부분의 기업에서 인감 날인은 실물 인감을 인쇄된 서류에 찍어서 상대방에게 전달하고 있을 것입니다. 그러나 최근에는 실물인감 대신 실물 인감과 동일한 인영이 데이터화된 전자인감에 의한 날인이 서서히 확대되고 있습니다. 특히, 코로나19에 의한 비대면 업무 환경과 디지털 전환으로 전자인감의 수요는 더욱 가속화될 것으로 예상됩니다. 기업에서 전자인장시스템을 도입할 때 다음과 같은 사항을 충분히 고려해야 합니다. 전자인장관리 바로가기

 

* 전자인장시스템이란?

 

[솔루션 리뷰]세포아소프트 ‘전자인장관리(Easy Seal)

 

1. 전자인장 날인 문서의 위변조 관리

 

인장 날인이 필요한 문서에 위변조가 불가능한 인장을 날인하고 날인된 전자 문서의 증명 및 보관이 가능해야 합니다. 단순히 실물 인감을 이미지화하여 전자 날인할 경우에는 문서의 진위 여부를 증명하기가 어렵습니다. 세포아소프트의 전자인장관리솔루션(EasySeal™)은 인감별 고유 식별정보를 제공하여 위변조를 방지하고, QR코드를 통해 원본 문서를 확인함과 동시에 인감 날인 이력 증명서를 제공함으로써 전자인감 날인의 신뢰성을 100% 보장합니다.

 

 

2. 전자인장시스템의 전자서명 확대​

 

전자인장시스템은 실물 인감을 대체한 전자인감에 국한해 서명을 지원하고 있습니다. 전자인장 날인 문서를 상대자에게 단순히 전달할 경우에는 별문제가 없지만, 상대자도 전자서명을 해야 할 경우에는 여러 가지 전자서명 수단을 고려해야 합니다. 거래 상대자와 상호 전자서명이 필요한 경우, 인증서(공동 인증서, 사설 인증서)와 전자인장(회사인감, 개인 Sign) 기반 전자서명으로 확대 적용할 수 있어야 합니다.

 

3. 사내 인감관리 규정 정비​

 

전자인장솔루션을 통한 온라인 날인 및 전자 문서화는 전자인장관리 규정 및 정책을 포함한 사내 업무 프로세스 및 절차가 사전에 수립되어야 합니다. 전자인감 날인을 통해 생성되는 전자 문서가 자체적으로 관리하는 내부 문서일 경우 내부에서 정한 규정에 따라 전자 날인하고 보관하면 되겠지만, 상대방이 있는 경우 거래처 혹은 관공서, 금융기관이 전자인감 사용에 제한적인 경우 사전에 허가를 받아야 하며, 만약 허가를 받을 수 없는 경우에는 이해하도록 설득이 필요합니다.

 

전자인감을 잘 활용하면, 회사에 가져오는 이점은 너무나 많습니다. 전자인감을 이해하고 보안이 견고한 전자인감을 이용하면 사내 및 사외 인감 날인 요청, 승인 및 날인 이력 관리 등의 업무를 효율화 높일 수 있습니다. 업무 효율의 향상에 고민하는 기업과 문서 위변조로 인한 횡령 및 사고 방지 등 내부통제를 강화하기 위한 기업은 더 이상 전자인장솔루션 도입 검토를 미룰 이유가 없습니다.

 

전자인감에는 업무 효율화 및 비용 절감 등 큰 이점이 있습니다. 반면에 결정적인 단점은 보안 측면에서 우려가 있습니다. 따라서 업무기능뿐만 아니라 보안이 안전한 세포아소프트 전자인장솔루션(EasySeal™)을 고려해 보시는 것이 좋을 것 같습니다.

 

© Copyright 2022 SepoaSoft Corporation

 

㈜세포아소프트는 전자조달에서부터 전략적 소싱, 업체 관리, 계약관리 및 전자인장관리, 경비관리, 출장 관리, 각종 증빙관리 및 부가세환급에 이르기까지 기업이 비즈니스 지출에 소비되는 모든 비용의 가치를 극대화하고 최적화할 수 있는 비즈니스 지출관리(BSM) 플랫폼을 제공합니다.

 

For more information, visit www.sepoasoft.co.kr