기업 업무를 자동화 할 수 있다고?!_구매관리시스템
"구매업무 자동화가 꼭 필요한 이유"
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[기업의 구매 프로세스]
1990년 대를 지나면서 구매 조직은 비용을 사용하는 코스트 센터(Cost center)에서 수익을 창출하는 프로핏 센터(Profit center)로 인식이 전환되었고, 이에 따라 구매 조직은 기업에 단순한 이익 창출이 아니라 공급업체와 상생 협력을 통해 건전한 수익을 내는 데 중요한 역할을 하고 있습니다. 이런 인식 전환에도 불구하고 기업의 구매 프로세스가 최적화되지 않으면 비용 부담이 커지면서 프로핏 센터 역할을 제대로 수행할 수 없습니다. 따라서 원활하고 효율적인 구매 프로세스는 기업의 경쟁력을 극대화하는 데 절대적인 요소입니다.
수동 워크플로우의 불편함
구매 프로세스 최적화에 걸림돌인 구매 프로세스의 수동 워크플로우는 구매 담당자의 귀중한 시간을 낭비하고 성취감을 반감시키고 효율성도 떨어뜨립니다. 수동 워크플로우, 곧 수작업 업무는 경험을 가진 숙련된 구매 담당자가 있더라도 언제든 오류 발생이 생길 수 있고 이로 인해 오류 파악 및 제거에 상당한 시간을 낭비하게 됩니다. 또한, 수작업으로 인해 업무 지연이 발생하여 대체 품목 및 대체 업체 소싱이나 지출 분석 등 꼭 필요한 업무를 놓치고 심지어는 자본을 낭비할 수 있습니다.
디지털 구매 솔루션의 편의성
이에 구매 프로세스의 수작업을 없애고 최신 기술을 기반으로 하는 자동화된 디지털 구매 솔루션을 구축함으로써 구매 프로세스 효율성을 높이고 비용이 절감되고 구매담당자가 더 중요하고 가치 있는 문제를 처리할 수 있게 해야 합니다.
구매 프로세스 최적화를 가능케 하는 것이 구매 프로세스 자동화이고 좀 더 확장된 시스템 관점에서 디지털 구매 솔루션 구축이라고 볼 수 있습니다.
[구매 업무의 자동화 의미]
구매 업무 자동화는 효율성을 높이고 오류를 줄이기 위해 자주 반복되고 노동 집약적인 단계를 보다 자동화하는 데 중점을 두고 있습니다. 자동화가 인간의 감독이나 통찰력을 대체하지는 않지만 자동화를 통해 인간은 지루함을 제거하고 좀 더 창의적이고 훨씬 더 안정적으로 수행할 수 있게 됩니다.
기업들은 구매 프로세스 중에서 각자 자신에 맞는 특정 부분 또는 여러 부분을 필요에 맞게 자동화할 수 있습니다.
예를 들어, 구매 요청에 대한 자동 구매 주문, 자동 견적 요청, 자동 송장 승인, 계약 관리 및 각종 자동 알림 기능을 한꺼번에 구축할 수도 있고 구매 주문 및 송장 관리에 국한해 구축할 수도 있습니다.
사실 전반적인 모든 부분을 자동화하지 않아도 일부 기능에 대한 자동화를 통해 효율성을 약간만 향상시켜도 담당자의 시간 낭비를 줄이고 비용을 줄이는 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다. 궁극적으로 자동화를 통해 구매 프로세스 및 구매 조직의 가치를 제공할 수 있습니다.
[구매 업무의 자동화 단계]
구매 요청을 받아 업체를 선정하는 소싱 프로세스와 선정된 업체에게 구매 주문을 보내고 납품 관리를 하는 주문 및 납품 프로세스, 업체 선정과 관련된 소싱 프로세스, 계약서 생성 및 승인, 서명하는 계약 프로세스, 공급업체 평가 프로세스 등 구매 업무 전반적인 소스-지불(Source-to-pay) 프로세스의 모든 영역을 일괄적으로 자동화를 통해 효율성을 높일 수 있지만, 꽤 많은 회사에서는 중요도에 따라 자신에 맞게 자동화에 우선순위를 두는 경우도 있습니다.
특히, 산업 특성에 따라 각자 자신에 맞는 자동화에 따른 효율성 및 비용 절감을 염두에 두고 진행하고 있습니다. 제조업과 하이테크 산업 중심으로는 구매 업무 중에서 PO-인보이스 자동화를 우선 구축한 후 업체 선정 및 계약 관리 자동화를 후속으로 구축하는 경우도 많습니다.
다음은 제조기업에서 수행했던 구매 자동화의 보편적인 단계를 기준으로 우선순위를 정해 보았습니다.
1. 구매 주문 및 공급업체 납품 자동화
요청 부서의 구매 요청을 접수 받아 이미 결정된 공급업체에게 구매 주문을 자동으로 생성하고 이를 공급업체 포털 및 이메일을 통해 즉시 통보하고 공급업체가 수주를 받아 납품 진행을 할 수 있게 합니다. 구매 주문 프로세스를 자동화하면 전체 구매 주문 리드타임을 줄이고 납기 지연을 방지하여 부품 적기 공급이 가능케 됩니다. 이때 구매 주문 이전에 필요한 생산계획까지 공급업체와 공유할 수 있는 시스템을 구축함으로써 공급업체와 보다 정확하고 신속한 정보 공유를 할 수 있게 됩니다.
2. 송장(인보이스) 자동화
공급업체의 송장을 승인하고 관리하기 위한 원활한 프로세스는 구매 담당자의 중요한 업무 중 하나입니다. 하지만 수작업으로 공급업체와 송장을 접수하고 확인하고 승인할 경우 구매 담당자는 공급업체 증가와 품목의 증가에 따라 많은 시간이 필요해집니다. 또한, 잘못 기재된 송장을 수정하고 재송부하고 확인하는 과정도 길어지게 되어 결과적으로 조직 전체적으로 조기 결산에 영향을 줄 수 있습니다. 그뿐만 아니라 송장을 신속하게 승인하는 것은 공급업체와의 좋은 관계를 유지하는 데 중요합니다. 이것이 바로 많은 기업이 디지털 구매 솔루션의 송장 승인 소프트웨어를 통해 송장 프로세스를 자동화하는 이유입니다
3. 계약 자동화
공급업체 계약 관리는 많은 구매 생태계에서 확실히 일상화되어 있지만 아직까지 수작업으로 계약서를 검토하고 승인하고 수기 계약서를 주고받고 있습니다. 계약서는 공급업체와 법적 분쟁 발생 시 결정적인 증거 서류이기에 전문가의 미묘한 작업이 필요한 부분도 있지만 표준 계약서에 따른 계약서 생성 및 승인, 전달 및 서명까지의 단계가 수작업으로 진행될 경우 상당한 시간적 낭비를 가져올 수 있습니다. 뿐만 아니라 오프라인 계약서를 찾고 보관하는데 드는 비용도 점점 증대하고 있습니다.
이에 따라 디지털 구매 솔루션의 일부인 계약 관리 소프트웨어를 구축함으로써 계약서 생성부터 서명까지 자동화하여 계약 과정에서 발생할 수 있는 실수나 오류를 방지하고 계약 관리 업무 전반에 대해 효율성을 높일 수 있습니다
4. 소싱 자동화
소싱 자동화는 공급업체를 소싱 그룹으로 분류하여 업체 선정 과정에서 자동으로 견적 요청 및 입찰에 참여시키고 정해진 업체 선정 룰에 따라 업체를 선정하는 과정으로 설명하고 있습니다. 이를 통해 구매 담당자의 감사 추적 부담을 줄이고 조직의 투명성을 제고하는 효과를 거두고 있습니다. 소싱 자동화는 역경매, 공개입찰 등 다양한 업체 선정 기능의 발전으로 진화하고 있으며, 이를 통해 구매 담당자는 좀 더 상세한 선정 룰 설정 방안을 검토하고 공급망을 확대하는데 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다.
5. 지출 분석
디지털 구매 솔루션은 구매와 관련된 각종 데이터를 자동으로 가져와서 지정된 카테고리 관리에 필요한 지출로 집계하고 이를 기준으로 지출에 대한 통찰력을 제공할 수 있습니다. 지출 보고서를 자동화함으로써 구매 담당자가 보다 스마트하게 일할 수 있게 도와줍니다.
[구매 자동화 효과]
구매 자동화에 대한 투자는 기업의 효율성을 향상시키는 첫 번째 단계입니다. 구매 업무의 자동화는 업무 시간에 몇 가지 지루한 단계에 대한 간단한 수정처럼 보일 수 있지만 기업 전체 조직에 큰 파급 효과를 줄 수 있습니다.
자동화된 프로세스는 더 높은 정확도와 효율성을 보장할 뿐만 아니라 담당자들이 기업에서 필요한 더 시급하고 중요한 문제를 고민하고 방안을 찾는데 시간을 사용할 있습니다. 이렇게 되면 회사는 조직 전체의 일하는 문화가 건전하게 바뀌고 성과를 투명하고 객관적으로 측정할 수 있게 됩니다. 결국, 기업 경쟁력이 높아지는 겁니다.
구매 자동화가 조직의 효율성을 향상시키는 세 가지 중요한 방법은 다음과 같습니다.
1. 수작업 감소
구매 조직은 다양한 성격, 강점, 기술을 가진 전문가들의 집합체입니다. 조직의 구매 혁신 및 개선에 자신의 기술을 적용하는 대신 구매 시스템의 데이터 입력, 반복적인 프로세스 및 중복에 시간을 투자해야 하는 것은 기업 측면에서 매우 현명하지 못한 결정입니다. 디지털 구매 솔루션 구축을 통해 수작업을 줄이고 시간을 확보하여 조직의 가장 중요한 핵심 리소스인 구매 담당자가 가치 있는 일에 매진토록 해야 합니다.
2. 오류 감소
충분한 경험을 가진 담당자조차도 반복적인 절차와 프로세스에서 때때로 실수를 저지를 수 있습니다. 자동화를 통해 직원들이 실수에 낙담하거나 좌절하기보다는 적합한 업무를 할 수 있게 해야 합니다
3. 업무 처리 시간 절감
담당자가 아무리 효율적이라고 해도 컴퓨터만큼 빠르게 반복적인 작업을 수행할 수는 없습니다.
디지털 구매 시스템 구축을 통해 구매 프로세스를 자동화하면 요청 서류를 제출되고 승인까지 기다리는 시간이 줄어들어 업무 처리 속도가 빨라집니다.
[구매 업무 자동화 필요성]
구매 프로세스의 효율성과 안정성을 높이는 것이 중요하다면 구매 프로세스의 전체 또는 일부를 자동화하는 것은 필수 불가결합니다.
자동화는 단순 반복적이지만 없어서는 안되는 필수적인 프로세스를 빠르고 정확하게 처리할 수 있도록 보장할 뿐만 아니라 담당자들이 자신의 재능과 전문 지식에 적합하지 않는 작업에서 벗어나서 좀 더 혁신적이고 개선된 업무에 집중할 시간을 제공합니다.
기업마다 구매 프로세스가 다르고 실행 방식도 다르지만 해당 프로세스를 원활하게 실행하려면 잘 짜여진 최적의 구매 조직이 필요하다는 것은 비슷합니다. 이를 실현하는 것이 디지털 구매 솔루션 구축이며 곧 구매 업무의 자동화가 꼭 필요한 이유입니다.
