[알아두면 좋은 구매용어] 견적vs입찰, 결재vs결제,전자구매관리
목차
- 견적 vs 입찰
- 결재 vs 결제
- 전자구매관리
1. 견적 vs 입찰
먼저, 견적과 입찰의 사전적 의미를 알아보겠습니다.
ⓐ '견적'이란?
견적은 거래가격을 사전에 계산하여 산출하는 것입니다.
사전원가계산에 재무회계와 유기적으로 연결된 제도로서의 견적 원가계산과, 단순히 제품이나 공사 계약 및 입찰가격을 결정하기 위하여 사용되는 견적 원가계산의 두 종류가 있습니다. 단순히 견적이라고 하는 경우는 후자일 때가 많습니다.
견적내용을 구체적으로 기재한 문서가 '견적서'입니다. 특히 청부계약이나 매매계약의 경우, 입찰을 하지 않고 업자를 결정할 때는 계약을 결정하기 위하여 견적서를 면밀히 검토한 후 쌍방의 합의하에 계약이 이루어집니다. [출처 네이버 지식백과] 견적 [cost estimation, 見積] (두산백과)
ⓑ '입찰'이란?
공사의 도급이나 물자의 매매계약 체결에 있어 다수의 신청 희망자로부터 각자의 낙찰 희망 예정 가격을 기입한 신청서를 제출/입찰하게 하여 그중에서 가장 유리한 내용, 즉 일반적으로 도급 예정가액이나 판매 가격이 최저 가격인 것이나 구매가격이 최고인 입찰자와 계약을 체결하는 방식입니다.
반드시 문서에 의하여 의사표시를 하게 되어 있으므로 타인의 청약 내용을 알 수 없어 비밀이 유지된다는 점이 일반 경매 행위와 다릅니다.
입찰에 의한 계약 체결은 매매 행위나 도급계약에 있어 공정을 기하는 취지에서 실시되는 것으로서 정부기관 공공단체 일반 대기업의 매매 행위나 도급의 계약 체결에서 실시되는 것이 상례로 되어 있습니다.
입찰에 있어 특정인만을 참여하게 하느냐 또는 공고에 의하여 많은 사람에게 자유로이 참여하게 하느냐에 따라 '지명경쟁입찰·일반경쟁입찰'이라고 합니다. [출처 네이버 지식백과] 입찰 [tender, 入札] (두산백과)
ⓒ 견적? 입찰? 차이점
"그럼 견적과 입찰을 어떤 점이 다를까요?"
결론부터 말씀드리면 구매부서에서 내가 구매하고자 하는 내역을 해당 업체에게 요청하고 가장 유리한 조건의 업체를 선정하는 프로세스는 동일하다고 할 수 있습니다.
세부적인 구매 업무 프로세스를 한 번 살펴보겠습니다.
▶견적 프로세스
견적요청 작성 → 협력사 전송 → 견적 접수→ 견적 마감→ 견적 비교→ 업체 선정
▶입찰 프로세스
입찰공고 작성 → 협력사 전송→ 입찰 접수→ 입찰 마감→ 입찰 비교→ 업체 선정
'음.. 용어만 다르고 프로세스는 동일하네!'라고 생각하실 수 있습니다.
네! 사실 견적과 입찰의 프로세스는 큰 차이가 없습니다.
그래도 무언가 다른게 있지 않을까요?
그럼 차이점을 한 번 알아볼까요?
-. 대상 업체 지정 방법
일반적으로 불특정 다수에게 공개하는 방식보다는 구매 담당자가 해당 업체를 지명하여 견적 요청하는 지명 견적을 많이 사용합니다. 반면 입찰은 지명입찰 외에도 모두에게 공개하는 공개입찰도 하는 경우가 많습니다. 이 경우 보통은 해당 공고 내역을 홈페이지 등에 연계하여 내용을 공개합니다. 왜냐하면 입찰에 참여하고자 하는 업체들이 전자구매시스템의 URL 까지는 모르는 경우가 많기 때문입니다.
-. 예가 산정 방법
견적의 경우는 구매담당자가 다양한 사전 정보를 토대로 예정 가격을 산정하고 이를 기준으로 견적요청을 하게 됩니다. 입찰은 내정가격을 산정한 뒤 예가를 산정할 때 단일 예가, 복수예가 등의 로직으로 예가를 선정합니다. 구매 담당자도 예가를 모릅니다. 입찰에 참여한 업체 또는 가장 낮은 업체가 선정되는 것이 아니라 예가에 가장 근접한 업체가 선정되는 방식도 사용합니다. 흔히 공공기관 등에서 많이 사용하는 방식이기도 합니다. 조달청에서 운영하는 "나라장터" 사이트 또한 같은 방식입니다.
-. 업체 선정 방법
업체를 선정할 때는 가격 비교뿐만 아니라 기술평가를 포함하여 다양한 방식으로 업체를 선정하는 방식은 동일합니다. 입찰의 경우는 입찰에 참여하는 업체를 먼저 검토하여 적격한 업체에게만 입찰에 참여할 수 있는 기회를 제공하는 경우도 있습니다. 단점은 구매담당자의 업무가 너무 많아진다는 단점이 있습니다. 또한 일반 기업에서 입찰 요청할 때 선택하게 되는 업체들은 이미 기술력을 갖춘 업체로 판단하고 입찰 요청하는 경우가 많으므로 적격업체 선정 프로세스는 생략되는 경우가 많습니다.
-. 입찰 설명회
입찰 전에 입찰에 참여하고자 하는 업체들을 대상으로 해당 입찰에 대한 설명회를 진행하게 됩니다. 입찰 설명회에 대한 장소, 시간, 준비사항 등 해당 내용을 입찰 요청할 때 함께 정보를 제공합니다. 과거에는 거의 대부분 오프라인으로 모여 진행했는데 최근에는 온라인으로도 많이 진행합니다.
거의 유사하지만 다른 점을 한번 알아봤습니다.
그래도 비슷한 거 같은 데라는 생각이 들 수 있습니다.
맞습니다!
굳이 구분하지 않아도 견적이나 입찰행위를 할 수 있는 모든 프로세스와 기능들은
세포아소프트의 #전자구매관리 시스템에 이미 구현되어 있습니다.
2. 결재 vs 결제
그렇다면 결재 vs 결제 뭐가 다른 건가요?
"결재"를 간혹 "결제"와 혼동하는 분들이 계셔서 요어에 대해 설명드리겠습니다.
"결재"란 결정 권한이 있는 상급자에게 부하가 안건을 제출하여 검토 또는 승인을 받는 행위를 말합니다.
"결제"란 거래 행위 시 가치(물건 및 서비스)에 대한 대금(금액)을 지불하는 행위를 말합니다.
기업에서 사용하는 결재는 여러 안건을 기안자(안건의 초안을 만든 사람)가 상급자에게 상신(안건을 결재 올림) 하여 검토 및 승인을 받기 위한 용도로 사용이 됩니다. 이전에는 문서를 출력하여 오프라인에서 사인 또는 도장으로 결재를 받고 안건별로 결재선이 존재했습니다.
세포아소프트는 계약관리솔루션/시스템으로 더 쉽고 편리하게 관리해 드립니다!
ⓐ 결재선? 결재라인?
결재를 받을 순서 대부분의 경우 왼쪽에서부터 오른쪽으로 나열하여 가장 왼쪽에는 기안자, 가장 오른쪽에 최종 결재자가 있습니다.
기안자는 결재선에 표기된 순서대로 결재를 받게 되며, 가장 마지막에 있는 최종 결재자가 결재를 하면 해당 안건이 "결제 완료" 되었다고 표현합니다.
결재선을 자세히 보게 되면 결재자별로 역할이 있는 것을 확인할 수 있습니다. 기업의 환경에 따라 다르기 때문에 설명이 정확하게 맞기는 어려우나 범용적으로 사용되는 개념에 대해서 설명드리겠습니다.
▶상신자 또는 기안자 : 최초 문서 작성자
▶합의자 : 해당 문서에 대한 의견을 역할
▶조정자 : 상신자와 합의자들의 의견을 중재하여 합의시키는 역할
▶결재자 : 결정 권한을 가지고 검토 또는 승인을 하는 역할
▶수신자 : 결재 과정에는 참여하지는 않으나 결재 완료된 건을 확인하는 역할
▶참조자 : 결재 과정에는 참여하지는 않으나 결재 진행부터 완료까지 확인하는 역할
ⓑ 결재 관리?
결재 관리는 말 그대로 결재를 관리하는 것으로, Easy Contract 계약관리솔루션/시스템 구성도의 계약관리 기능 중 결재를 관리하는 기능입니다. 결재 관리를 알기 위해 선행적으로 알아야 할 용어는 "결재"입니다.
3. 전자구매관리
디지털 전환시대에 따라 공급사와 관계를 개선하고 공급망 전체의 효율 제고를 위한 구매조달 업무의 자동화 및 페이퍼리스(paperless)는 기업 경쟁력 확보의 필수조건입니다.
'전자구매관리솔루션'은 구매 요청부터 입고까지 구매업무 전반적인 프로세스를 지원해 주는 솔루션으로,
공급업체 및 외주업체와의 구매업무를 웹 기반으로 통합해 줍니다. 공급(협력)사관리, 견적/입찰관리.발주관리,납품관리 및 정산까지 구매조달 전 과정을 자동화하는 솔루션입니다.
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